Как правильно поставить задачу сотруднику: чек-лист и примеры

Половина сорванных задач срывается не потому, что сотрудник ленивый, а потому, что задача была поставлена непонятно. «Разберись с отчётом» — это не задача. Хорошая постановка экономит часы переписки и переделок. Разберём, из чего она состоит.

Из чего состоит понятная задача

В понятной задаче всегда есть пять элементов: результат, срок, приоритет, один ответственный и контекст. Уберите любой — и появится место для недопонимания.

Формулируйте результат, а не процесс

Пишите, что должно получиться, а не что «поделать». Сотрудник должен понимать, по какому признаку задача считается выполненной.

Ставьте срок и приоритет

Срок делает задачу измеримой, приоритет помогает выбрать очередность. Без срока задача бесконечно откладывается «на потом».

Один ответственный

Если задача на двоих — она ничья. Назначайте одного ответственного. Он может привлекать других, но отвечает за результат один человек.

Контекст и вложения

Приложите всё, что нужно для работы: файлы, ссылки, примеры, требования. Каждый вопрос «а где взять?» — это потерянное время и повод отложить задачу.

Пример: плохая и хорошая постановка

Чек-лист постановки задачи

• Сформулирован результат, а не процесс.
• Указан срок (дата и время).
• Задан приоритет.
• Назначен один ответственный.
• Приложены файлы, ссылки и требования.
• Задача зафиксирована в системе, а не в чате.

Коротко

Хорошая задача = результат + срок + приоритет + ответственный + контекст. Чем меньше сотруднику нужно додумывать, тем выше шанс, что задача будет сделана в срок и с первого раза. В eNote всё это задаётся в одной форме: срок, приоритет, исполнитель и вложения — а статус и история остаются под рукой у руководителя. Смотрите также, как устроено управление сотрудниками и контроль в отделе продаж.